Il Verbale Riunione Periodica deve essere redatto durante la riunione periodica che il datore di lavoro (con più di 15 dipendenti) ha l’obbligo di indire una volta all’anno; si tratta di uno dei momenti più importanti in tema di sicurezza aziendale.
Durante la riunione devono essere discussi i problemi e le questioni più rilevanti connessi alla sicurezza sul luogo di lavoro, come l’andamento degli infortuni, il documento di valutazione rischi, la formazione dei lavoratori, l’introduzione di nuove tecnologie, la programmazione degli interventi di prevenzione e protezione, ecc.
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La riunione si svolge tra i professionisti che nell’azienda ricoprono un ruolo nell’ambito della sicurezza, come il datore di lavoro, il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), il medico competente e il responsabile del servizio prevenzione e protezione (RSPP).
Nel corso della riunione dovranno essere affrontati i punti all’ordine del giorno e una volta terminata deve essere redatto un verbale, che possono consultare tutti i partecipanti e gli organi ispettivi.
Infine, va precisato che la mancata convocazione della riunione periodica e l’omessa compilazione del verbale comportano delle sanzioni pecuniarie molto elevate.
A cosa serve la Riunione Periodica
In base al D.lgs. 81/08, il datore di lavoro, direttamente o tramite il servizio di prevenzione e protezione dai rischi, ha l’obbligo di indire una riunione almeno una volta l’anno allo scopo di monitorare i rischi di infortuni e malattie professionali e capire le azioni da intraprendere per migliorare la sicurezza dei lavoratori all’interno dell’azienda, compresa la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie.
Se l’azienda è suddivisa in più sedi in ognuna delle quali sono presenti figure facenti capo a un Servizio di Prevenzione e Protezione Centralizzato, è bene organizzare una riunione periodica distinta per ogni sede evidenziando eventuali criticità.
Chi deve Partecipare
Alla riunione periodica devono partecipare le seguenti figure professionali:
- il datore di lavoro o un suo delegato: la sua presenza sarà fondamentale qualora debbano essere approvati degli interventi;
- il responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi (RSPP): ha il compito principale di coadiuvare il datore di lavoro nel predisporre le misure di prevenzione e protezione per salvaguardare la sicurezza e la salute dei lavoratori;
- il medico competente: tale figura partecipa alla riunione solo se in azienda è prevista la sorveglianza sanitaria;
- il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS): riporta il punto di vista dei lavoratori in materia di mantenimento e miglioramento della sicurezza in azienda.
L’assenza di uno o più delle suddette figure professionali rende nulla la riunione periodica. Inoltre, in base al tema oggetto della riunione periodica possono partecipare anche altre figure professionali particolarmente esperte che possono apportare il loro contribuito come, ad esempio, il responsabile delle risorse umane, il responsabile dell’amministrazione e controllo, il preposto, ecc.
Come si Svolge la Riunione Periodica
I temi che il datore di lavoro sottopone ai partecipanti alla riunione periodica sono sostanzialmente i seguenti:
- il documento di valutazione dei rischi (DVR): dovranno essere affrontati i rischi rilevati, i livelli di esposizione e le misure di prevenzione e protezione poste in essere. Se non è ancora stata consegnata una copia del DVR occorre richiederne una inviando una lettera prima della riunione;
- l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria: in particolare, il medico competente deve comunicare i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria effettuata e fornire indicazioni per attuare le misure a tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori;
- i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi di protezione individuale: in pratica occorre verificare se i lavoratori sono stati adeguatamente informati sull’uso dei DPI indicati nel documento valutazione rischi, sulla loro sostituzione, sulla pulizia dei DPI in uso, ecc.;
- l’informazione e la formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori ai fini della sicurezza e della protezione della loro salute. Sulla base dei risultati emersi dal DVR e dalla sorveglianza sanitaria, vengono proposti argomenti specifici sui quali avviare la formazione relativa all’anno successivo.
Inoltre, nel corso della riunione possono essere individuati anche i seguenti aspetti:
- i codici di comportamento e buone prassi per prevenire i rischi di infortuni e di malattie professionali;
- gli obiettivi di miglioramento della sicurezza complessiva sulla base delle linee guida per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro.
Come si Prepara
La riunione periodica è uno strumento molto utile nella gestione della prevenzione dei rischi aziendali, in quanto ha la funzione di programmare le misure di miglioramento della sicurezza e di monitorare l’andamento degli infortuni.
Per una corretta ed efficace riunione periodica sono importanti i seguenti elementi:
- la preparazione dell’incontro;
- la presenza di tutti i soggetti aziendali previsti;
- la collaborazione da parte di tutti i partecipanti e la disponibilità a dedicare il tempo necessario;
- la disponibilità reciproca al confronto e al rispetto dei ruoli.
Per la preparazione della riunione sono necessari:
- i sopralluoghi per verificare l’ambiente di lavoro;
- le osservazioni dei colleghi, le assemblee, i questionari;
- la documentazione: in particolare occorre avere a disposizione il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR), i precedenti verbali, gli esiti anonimi della sorveglianza sanitaria, infortuni e malattie professionali, incidenti, eventuali verbali degli organi di vigilanza, proposte per la formazione, un report degli interventi pianificati nella pregressa riunione, ecc.
Per la convocazione della riunione periodica viene inviata una lettera scritta almeno 5 giorni prima in cui occorre specificare gli argomenti all’ordine del giorno, ossia:
- l’analisi del documento valutazione rischi;
- l’idoneità dei dispositivi di protezione individuale (DPI);
- l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali;
- i programmi di informazione e formazione dei lavoratori;
- varie ed eventuali.
Il Verbale della Riunione Periodica
L’esito dell’incontro, comprese le valutazioni e le eventuali azioni di miglioramento, dovranno essere riportate in un apposito verbale conservato a cura del Servizio di Prevenzione e Protezione. Detto verbale, datato e firmato, dovrà essere messo disposizione per la consultazione da parte dei partecipanti (Datore di lavoro, Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione, Medico Competente, Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza) e degli organi ispettivi.
Ogni quanto bisogna Farla
La riunione periodica è obbligatoria per le aziende con più di 15 dipendenti e deve essere indetta almeno una volta nel corso dell’anno e ogni volta ricorrano variazioni significative dal punto di vista strutturale, organizzativo e tecnologico tali da esporre i lavoratori a nuovi rischi (come, ad esempio, l’introduzione di un nuovo macchinario nello stabilimento).
Per le unità produttive con meno di 15 dipendenti, invece, il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza ha facoltà di chiedere la convocazione di una apposita riunione.
Riunione Periodica: quali sono le Sanzioni?
Il D.Lgs 81/08 prevede le seguenti sanzioni:
- ammenda da 2.192,00 euro a 4.384,00 euro per mancata convocazione della riunione periodica in caso di significative variazioni delle condizioni di lavoro;
- sanzione amministrativa pecuniaria da 548,00 euro a 1.972.80 euro per la mancata compilazione del verbale della riunione e impossibilità di consultazione;
- sanzione amministrativa pecuniaria da 2.192,00 euro a 7.233,60 euro per il datore di lavoro e il dirigente che nel corso della riunione non sottopongono all’attenzione dei partecipanti il documento di valutazione dei rischi, l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria, i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi di protezione individuale, i programmi di informazione e formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori ai fini della sicurezza.
