Smart Working, le regole per la Sicurezza sul Lavoro

L’emergenza sanitaria del coronavirus ha modificato le nostre abitudini, tra cui lo svolgimento della prestazione di lavoro. Sempre più aziende, infatti, stanno adottando la modalità dello Smart Working nella speranza di contrastare la diffusione del Covid-19.

Cos’è lo Smart Working?

Con il termine Smart Working si intende il “lavoro agile”, ossia una modalità che permette di svolgere la prestazione lavorativa in qualsiasi luogo senza precisi vincoli di orario e con l’utilizzo di strumenti tecnologici.

Uno dei vantaggi principali dello Smart Working è sicuramente quella di poter lavorare da casa e di non dover raggiungere il luogo di lavoro che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone). A tutti i lavoratori agili va comunque garantita la parità di trattamento economico rispetto ai colleghi che continuano a lavorare secondo modalità ordinarie ed è prevista anche la tutela in caso di infortuni e malattie professionali.

Il ricorso al lavoro agile può avvenire:

• in presenza di accordo scritto;
• trasmettendo al lavoratore l’informativa scritta nella quale sono individuati tutti i rischi connessi alla particolare modalità dello Smart Working.

Smart Working: l’informativa sulla sicurezza dei lavoratori

Il datore di lavoro, in qualità di garante della salute e della sicurezza del lavoratore, deve consegnare, ogni anno, sia al lavoratore che al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), un’informativa scritta che riporta tutti i rischi, generali e specifici, connessi alla particolare modalità di Smart Working.

Il lavoratore agile è tenuto ad assume i seguenti comportamenti:

• collaborare ad attuare le misure di prevenzione predisposte per fronteggiare i rischi connessi allo Smart Working:
• evitare di assumere condotte che possano generare rischi per la propria salute e sicurezza o per quella di terze persone;
• individuare i luoghi di lavoro per l’esecuzione della prestazione lavorativa in Smart Working;

evitare luoghi, ambienti, situazioni e circostanze da cui possa derivare un pericolo per la propria salute e sicurezza o per quella dei terzi.

Smart Working in ambiente indoor e outdoor

Lo Smart Working può essere svolto sia in ambiente chiuso (indoor) sia all’aperto (outdoor). In ogni caso, occorre tener conto di alcuni aspetti. In particolare:

Per ambienti outdoor:

• bassa esposizione a radiazione solare ultravioletta;
• condizioni meteoclimatiche favorevoli;
• luoghi che consentano il facile raggiungimento da parte dei soccorsi;
• aree che non presentino sostanze combustibili o infiammabili;
• utilizzo di abbigliamento e protezioni adeguate (creme, antistaminici…);

Per ambienti indoor:

• adeguata illuminazione;
• adeguata disponibilità di servizi igienici e acqua potabile e presenza di impianti a norma;
• ricambio dell’aria naturale o con ventilazione meccanica;
• evitare di regolare la temperatura a livelli troppo alti o troppo bassi (a seconda della stagione) rispetto alla temperatura esterna;

evitare l’inalazione attiva e passiva del fumo di tabacco.

Smart Woking: come gestire conflitti interni?

Uno degli aspetti fondamentali riguarda la gestione di possibili conflitti interni che potrebbero scaturire dal lavoro agile, tra cui il problema di comunicazione. La particolare modalità dello Smart Working prevede, infatti, continui scambi di mail che possono causare fraintendimenti. A ciò si aggiunge la distanza, perché ogni dipendente lavora da casa. Per questo è importante il ruolo svolto dal personale delle risorse umane, il quale deve gestire al meglio la comunicazione interna, coltivare le relazioni e motivare i lavoratori.

Altri svantaggi sono legati alla diversa gestione dei tempi e degli spazi in cui poter lavorare. Spesso, infatti, si tratta di postazione condivise con i propri familiari e questo può essere fonte di tensione e stress. Appare utile, quindi, creare una chat per scambiare idee, attivare delle videoconferenze cadenzate in modo da favorire il clima aziendale e far sentire i lavoratori parte di una squadra.

Il potere di controllo del datore di lavoro

L’esercizio del potere di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa dal lavoratore in Smart Working può avvenire solo se ricorrono i seguenti giustificati motivi:

• esigenze organizzative e produttive;
• per la sicurezza del lavoro;
• per la tutela del patrimonio aziendale (cioè la strumentazione assegnata al lavoratore, i dati aziendali utilizzati per lo svolgimento della prestazione, i software aziendali, ecc.).

È opportuno, quindi, che il datore di lavoro stipuli un previo accordo con le rappresentanze sindacali unitarie o le rappresentanze sindacali aziendali oppure richiedA l’autorizzazione amministrativa rilasciata dalL’ ispettorato del lavoro.

In questo modo, il datore di lavoro, tramite di strumenti tecnologici (come ad esempio personal computer, tablet, smartphone, ecc.) può controllare lo Smart Worker e utilizzare le informazioni lecitamente raccolte per sanzionare, sul piano disciplinare, il lavoratore.

Il lavoratore, però, deve essere adeguatamente informato circa le modalità d’uso degli strumenti e dei controlli effettuati dal datore di lavoro, fermo restando il rispetto della sua privacy.

Gli obblighi del lavoratore

Il lavoratore agile ha precisi obblighi. In particolare:

• è responsabile per l’uso improprio dei dispositivi tecnologici che gli sono stati assegnati (personal computer, tablet, smartphone, ecc.);
• è responsabile in caso di violazione delle direttive aziendali circa le indicazioni sul corretto utilizzo degli strumenti informatici e tecnologici;
• è tenuto ad aver cura degli strumenti ricevuti dal datore di lavoro;
• è responsabile della riservatezza dei dati aziendali, cui può accedere mediante gli strumenti tecnologi che gli sono assegnati;
• deve garantire la riservatezza dell’azienda, conseguire gli obiettivi prefissati ed essere sempre disponibile e reperibile per il datore di lavoro, telefonicamente oppure in videoconferenza, negli orari di lavoro al fine di favorire la produzione aziendale;
• deve impedire che soggetti estranei possano avere accesso ai dati dell’azienda;

deve rispettare i limiti massimi di orario giornaliero e settimanale previsti dalla legge e dai contratti collettivi.

Smart Working: gli adempimenti amministrativi

Per attivare la modalità dello Smart Working, l’azienda deve trasmettere una comunicazione amministrativa al Ministero del Lavoro; analogamente, devono essere trasmesse eventuali modifiche e cessazioni dell’efficacia dell’accordo di lavoro agile.

Per accedere al portale è necessario possedere lo SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale). Nell’invio dell’accordo devono essere indicati;

• i dati del datore di lavoro;
• i dati del lavoratore;
• la tipologia di lavoro (tempo determinato o indeterminato);

la durata dello Smart Working.

Per maggiori informazioni, compila il modulo: