Ge.Fo.S. Lombardia: cosa cambia per la formazione sulla sicurezza e come prepararsi

Aggiungere un partecipante a un corso all’ultimo momento, sostituire un lavoratore poche ore prima dell’inizio o inviare i dati degli iscritti quando la formazione è già stata programmata.

Sono situazioni piuttosto comuni per chi gestisce la formazione sulla sicurezza in azienda. Con l’arrivo di Ge.Fo.S. Lombardia, però, alcune di queste abitudini dovranno essere riviste.

Regione Lombardia sta infatti introducendo Ge.Fo.S. – Gestione Formazione Sicurezza, una nuova piattaforma digitale pensata per aumentare la tracciabilità e la verificabilità dei corsi di formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Non significa che da un giorno all’altro cambieranno tutti i corsi. Il cambiamento più importante sarà soprattutto organizzativo: per la formazione interessata dalle nuove disposizioni diventerà ancora più importante sapere chi deve essere formato, quando e con quali dati, rispettando le tempistiche previste per le comunicazioni.

Vediamo quindi cos’è Ge.Fo.S., quali corsi riguarda, quando entrerà in funzione e, soprattutto, cosa cambierà concretamente per le aziende lombarde.

Cos’è Ge.Fo.S. Lombardia?

Ge.Fo.S. (Gestione Formazione Sicurezza) è la piattaforma informatica introdotta da Regione Lombardia nell’ambito della Legge Regionale 10 febbraio 2026, n. 4, dedicata alla tracciabilità della formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Con la successiva D.G.R. XII/6661 del 3 agosto 2026, Regione Lombardia ha definito le disposizioni attuative e le specifiche tecniche del nuovo sistema.

L’obiettivo è rendere più semplice verificare che un percorso formativo sia stato effettivamente organizzato e svolto secondo quanto previsto.

La novità, quindi, non riguarda soltanto l’attestato finale.

Per i corsi soggetti alla nuova disciplina, la tracciabilità accompagnerà l’intero percorso formativo: dalla programmazione del corso e dall’individuazione dei partecipanti fino alla sua conclusione e alla registrazione degli esiti.

Chi dovrà utilizzare Ge.Fo.S.?

La gestione della piattaforma riguarderà innanzitutto i soggetti formatori che organizzano ed erogano i corsi interessati dalla normativa regionale.

La L.R. 4/2026 prevede inoltre un Elenco regionale dei soggetti formatori, introducendo quindi un ulteriore livello di controllo sui soggetti che operano nell’ambito della formazione sulla sicurezza.

C’è però un aspetto importante da chiarire: Ge.Fo.S. non riguarda semplicemente “tutti i corsi di sicurezza”.

Il perimetro di applicazione deve essere valutato sulla base della tipologia di formazione e delle disposizioni regionali. Sono infatti previste specifiche esclusioni e alcuni ambiti formativi seguono discipline differenti.

Per questo è importante evitare una semplificazione che potrebbe generare confusione: l’arrivo di Ge.Fo.S. non significa che qualsiasi corso sulla sicurezza svolto in Lombardia dovrà automaticamente seguire la stessa procedura.

Cosa verrà registrato su Ge.Fo.S.?

Qui iniziano le conseguenze più concrete.

Per le attività formative soggette alla nuova disciplina, il soggetto formatore dovrà trasmettere attraverso la piattaforma le informazioni richieste per identificare e tracciare correttamente il corso.

Tra queste potranno rientrare:

• tipologia e modalità di svolgimento;
• date e orari;
• luogo della formazione;
• calendario delle lezioni;
• dati dei partecipanti;
• conclusione del percorso;
• esiti della formazione.

In altre parole, non sarà più tracciato soltanto il risultato finale, ma anche ciò che avviene prima e durante il corso.

Questo permette di capire meglio la logica con cui nasce Ge.Fo.S.: rendere verificabile non soltanto l’esistenza di un attestato, ma il percorso che ha portato al suo rilascio.

Al termine della formazione, una volta completate le comunicazioni previste, la piattaforma consentirà inoltre la generazione degli attestati relativi ai corsi soggetti alla disciplina regionale.

Cosa cambia davvero per le aziende?

Un’azienda potrebbe legittimamente chiedersi:

“Se è il soggetto formatore a utilizzare Ge.Fo.S., cosa cambia per noi?”

La risposta è: soprattutto il modo in cui vengono organizzati i corsi.

Per registrare correttamente la formazione sarà necessario avere a disposizione informazioni complete sui partecipanti e riceverle rispettando le tempistiche previste.

Questo significa che diventerà ancora più importante comunicare correttamente:

• chi parteciperà al corso;
• i dati anagrafici dei lavoratori;
• il codice fiscale o gli altri dati identificativi richiesti;
• l’azienda di appartenenza;
• le informazioni necessarie per individuare correttamente il percorso formativo;
• date e orari definitivi.

Il punto non è semplicemente raccogliere qualche dato in più.

Il vero cambiamento riguarda quando questi dati devono essere disponibili e quanto devono essere affidabili.

La gestione della formazione basata su comunicazioni incomplete, nominativi inviati all’ultimo momento e continui cambi di programma diventerà inevitabilmente più complessa.

Posso aggiungere o sostituire un partecipante all’ultimo momento?

È probabilmente una delle conseguenze operative più importanti per le aziende.

Situazioni come:

“Possiamo aggiungere un’altra persona al corso di oggi?”

oppure:

“Mario non può più partecipare. Possiamo mandare Luca al suo posto?”

sono tutt’altro che rare.

Con Ge.Fo.S., però, la gestione dei partecipanti sarà collegata alle comunicazioni che il soggetto formatore deve effettuare attraverso la piattaforma e alle relative tempistiche.

Questo significa che iscrizioni, sostituzioni e variazioni comunicate a ridosso del corso potrebbero non essere sempre gestibili come avviene oggi.

Non significa necessariamente che qualsiasi variazione sarà vietata. Significa, però, che dovrà essere compatibile con le procedure e con le tempistiche previste dal sistema.

Per questo motivo sarà necessario stabilire termini più chiari entro i quali comunicare l’elenco definitivo dei partecipanti.

E qui emerge un tema che va oltre Ge.Fo.S.: organizzare la formazione con anticipo diventa sempre più importante.

Ge.Fo.S. rende ancora più importante pianificare la formazione

Immaginiamo un’azienda con 100 lavoratori, più reparti, nuove assunzioni durante l’anno, preposti, addetti alle emergenze e persone che utilizzano diverse attrezzature.

Se la formazione viene gestita soltanto quando emerge una scadenza o qualcuno si accorge che manca un corso, il problema non è Ge.Fo.S.

Il problema è il metodo con cui viene gestita la formazione.

La nuova piattaforma rende semplicemente più evidente questa criticità.

Sapere in anticipo quali lavoratori devono essere formati, quali corsi devono frequentare e quando scadranno gli aggiornamenti permette di programmare le attività con maggiore margine e ridurre urgenze, rinvii e difficoltà organizzative.

Per le aziende con molti dipendenti, più sedi o frequenti cambi di personale, può quindi essere utile passare da una gestione basata sul singolo corso a un vero piano formativo aziendale.

Ge.Fo.S., videoconferenza ed e-learning: cosa sappiamo

Un altro tema importante riguarda la formazione a distanza.

Negli ultimi anni videoconferenza sincrona ed e-learning sono diventati strumenti centrali per molte aziende, soprattutto quando bisogna formare lavoratori distribuiti su sedi diverse.

Ge.Fo.S. dovrà quindi confrontarsi anche con queste modalità formative.

Su alcuni aspetti, però, il quadro operativo deve ancora essere completato.

Regione Lombardia dovrà fornire ulteriori indicazioni relative, tra gli altri, a:

• corsi svolti in videoconferenza sincrona;
• corsi erogati in modalità e-learning;
• gestione dei cosiddetti “break formativi”;
• aspetti tecnici legati alla gestione e alla trasmissione delle informazioni.

È quindi importante distinguere ciò che è già definito da ciò che richiede ancora disposizioni attuative.

Aggiorneremo questo articolo quando saranno disponibili ulteriori indicazioni ufficiali.

Quando entrerà in vigore Ge.Fo.S.?

Al momento Ge.Fo.S. non è ancora operativa.

Questo significa che le aziende non devono modificare immediatamente le modalità con cui stanno organizzando i corsi.

La D.G.R. XII/6661 del 3 agosto 2026 prevede che il nuovo sistema diventi operativo secondo tempistiche collegate alla pubblicazione del provvedimento sul Bollettino Ufficiale della Regione Lombardia (BURL).

La pubblicazione è prevista non prima del 9 ottobre 2026.

Gli obblighi previsti decorreranno dal trentunesimo giorno successivo alla pubblicazione effettiva sul BURL.

Di conseguenza, al momento non è corretto indicare una data definitiva di entrata in vigore: questa potrà essere calcolata soltanto una volta avvenuta la pubblicazione.

Bisogna fare qualcosa già oggi?

Non c’è un nuovo adempimento che le aziende debbano svolgere immediatamente.

Questo, però, non significa che convenga aspettare l’entrata in funzione della piattaforma per occuparsi del problema.

Ci sono alcune domande che un’azienda può iniziare a porsi già oggi:

Abbiamo un’anagrafica aggiornata dei lavoratori?

Sappiamo esattamente chi deve frequentare quali corsi?

Abbiamo mappato ruoli, mansioni e relative esigenze formative?

Sappiamo quali attestati stanno per scadere?

Quando viene assunto un nuovo lavoratore, esiste una procedura per individuare subito la formazione necessaria?

Se la risposta a una o più di queste domande è “non sempre”, Ge.Fo.S. non è il problema principale.

È semplicemente un motivo in più per strutturare meglio la gestione della formazione.

Cosa cambierà per i clienti di ScuolaSicurezza.it?

Stiamo già lavorando per adeguare le nostre procedure organizzative e informatiche alle nuove disposizioni di Regione Lombardia.

L’obiettivo è semplice: gestire gli adempimenti richiesti da Ge.Fo.S. senza trasferire inutilmente complessità sui clienti.

Ci sarà però bisogno di collaborazione.

In particolare, diventerà ancora più importante ricevere dati completi e corretti sui partecipanti e rispettare le tempistiche che verranno comunicate per l’iscrizione ai corsi.

Quando saranno definite tutte le modalità operative, informeremo i nostri clienti sulle eventuali modifiche alle procedure di iscrizione e organizzazione della formazione.

Aggiorneremo inoltre questa pagina con la data effettiva di entrata in funzione di Ge.Fo.S. e con le ulteriori indicazioni pubblicate da Regione Lombardia.

Ge.Fo.S.: più burocrazia o maggiore controllo sulla formazione?

Probabilmente entrambe le cose.

Per soggetti formatori e aziende, una maggiore tracciabilità significa inevitabilmente procedure più strutturate e meno spazio per una gestione improvvisata.

Dall’altra parte, però, significa anche poter ricostruire con maggiore precisione chi ha organizzato il corso, chi vi ha partecipato e quale percorso ha portato al rilascio dell’attestato.

La vera conseguenza per le aziende sarà quindi soprattutto organizzativa.

Ge.Fo.S. non rende improvvisamente più complicata la formazione sulla sicurezza: rende più difficile gestirla senza una programmazione adeguata.

Ed è probabilmente questo il cambiamento più importante da preparare.

Devi programmare la formazione sulla sicurezza in Lombardia?

Se gestisci molti lavoratori, più sedi o numerose scadenze formative, l’arrivo di Ge.Fo.S. può essere un buon momento per verificare se l’attuale organizzazione della formazione è ancora sostenibile.

ScuolaSicurezza.it può supportarti sia nell’erogazione dei singoli corsi sia nella mappatura delle esigenze formative e nella costruzione di un piano formativo aziendale, per programmare corsi e aggiornamenti con maggiore anticipo.

Hai dubbi su un corso o sulla formazione da programmare? Contattaci e analizziamo insieme la situazione.