Una volta che il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza è stato eletto o designato, sul Datore di Lavoro e sul dirigente incombe l’onere di comunicare il nominativo del RLS all’INAIL.
L’obbligo discende dall’art.18 del D.Lgs. 81/08 che prescrive la comunicazione RLS in via telematica all’INAIL, nonché per suo tramite al SINP.
Detto questo, Datori di Lavoro, Dirigenti o loro delegati, di aziende assicurate e non assicurate con l’INAIL possono accedere alla pagina di riferimento del portale dell’istituto e procedere con la comunicazione. Come già detto, il servizio è disponibile online, per facilitare le operazioni. L’inserimento dei nominativi deve avvenire per unità produttiva e concede la possibilità di verificare tutte le comunicazioni effettuate in precedenza.
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Ricordiamo che, al fine di avere validità, alla nomina dell’RLS deve seguire la formazione RLS di 32 ore. Altresì, si ricorda che è necessario effettuare l’aggiornamento annuale RLS, tramite la formazione di 4 (fino 50 lavoratori) oppure 8 ore (oltre 50 lavoratori).
Chi può accedere al servizio
Possono accedere al portale i “grandi utenti”, “aziende assicurate INAIL” e “Aziende non assicurate INAIL”.
Con il termine grandi utenti vengono indicati i consulenti del lavoro e le figure ad essi equiparate ope legis e le associazioni di categoria.
Le aziende assicurate INAIL sono tutte quelle in possesso della PAT (Posizione Assicurativa Territoriale).
Le aziende non assicurate INAIL devono registrarsi, a mezzo accesso al portale del loro titolare.
Il servizio non consente solo di inserire i dati del RLS, ma anche di modificare quelli già presentati oppure di aggiungere altri nominativi per la stessa azienda o unità produttiva.
Comunicazione RLS all’Inail: la procedura
Per poter eseguire l’iter previsto dalla procedura è necessario collegarsi al sito istituzionale INAIL e cliccare sulla sezione servizi online, quindi accedere al servizio Dichiarazione Rls.
I successivi step sono:
- cliccare su “Inserisci rappresentante”;
- inserire il codice fiscale del RLS;
- andare su “Carica Rappresentante”;
- inserire i dati anagrafici del designato;
- cliccare su “Inserisci Rappresentante”.
È doveroso ricordare che la modulistica presente sul sito deve essere utilizzata solo in quei casi in cui, per problemi tecnici di natura eccezionale e debitamente documentati, non sia stato possibile eseguire l’operazione online. A questo punto, il modulo interamente compilato va inoltrato all’INAIL tramite PEC (posta elettronica certificata), prendendo a riferimento l’indirizzo PEC della sede INAIL competente per territorio, attraverso il codice ditta. Va da sé che l’ente assicurativo richiede prova dell’impossibilità di eseguire l’operazione telematicamente tramite copia della schermata di errore restituita dal sistema che ha impedito l’esecuzione dell’operazione.
Come si firma il modulo
Per firmare il modulo si possono seguire tre vie distinte:
- la firma digitale;
- la firma scritta, a cui far seguire una scansione del documento per produrre una copia che dovrà essere allegata al messaggio di posta elettronica certificata. Alla documentazione va allegata una copia del documento d’identità del sottoscrittore;
- l’omissione della firma. Con questa procedura il modulo può esclusivamente essere trasmesso dalla PEC del soggetto che deve sottoscrivere la comunicazione.
Una precisazione: l’obbligo di utilizzo della procedura online per la comunicazione del nominativo del Responsabile per la Sicurezza dei Lavoratori non riguarda (esclusivamente) le Ambasciate ed i Consolati italiani che operano all’estero che effettuano la comunicazione tramite PEC alla sede INAIL di Roma Centro.
Tempistiche della comunicazione
La circolare n.11 del Marzo 2009 di Inail stabilisce che la comunicazione online del RLS designato va effettuata entro il 31 Marzo e che deve descrivere la situazione relativa al 31 Dicembre dell’anno precedente.
Una volta comunicato il RLS, non vi è più necessità di comunicazione, fintanto che non avvenga una nuova designazione.
Sanzioni
La mancata comunicazione del RLS da parte del datore di lavoro o dirigente comporta una sanzione amministrativa che va da € 55,84 a €335,05, come previsto dall’art. 55, comma 5 lettera l.
